Om vår prosjektmetodikk

Vi har tidligere vært inne på at vår prosjektmetodikk bygger på den anerkjente Prince2 metodikken. Dette er en sertifiseringsordning som opprinnelig var eid av den britiske regjeringen, – og som har outsourcet utbrededelsen av metoden til Axellos. Les mer generelt om Informasjon om Prince2 metodikken.  En rekke organisasjoner tilbyr opplæring i metodikken både i Norge og internasjonalt.

Vår rådgiver vil være sertifisert og jobbe etter metodikken men ha fokus på smidighet, – metodikken skal være en god hjelper, – vi skal ikke være dens “slave”.

GainGrowth tilbyr prosjektledelse og vi benytter da denne metodikken i vårt arbeid. Det finnes noen tilpasninger i det norske markedet, blant annet har DIFI laget en for offentlig sektor, samt Sparebank1 har utviklet en tilpasning for prosjekter i sine organisasjoner. Vi kjenner flere av disse, – men uansett så dreier det seg om å få et felles språk, slik at alle forstår det samme når man sier “eple”..

Helt ærlig – så opplever mange Prince2 som svært utfordrende, – mange føler at man i stedet for å fokusere på prosjektleveransene, – blir sittende med en rekke dokumenter for å tilfredsstille metoden.. Dette er ikke nødvendig – og et av prinsippene i Prince2 er nettopp at man skal tilpasse prosjektet til de omgivelsene det skal virke inn under.

  • Mine råd er å få på plass en god styringssgruppe – med representanter fra brukersiden (f.eks ved implementering av et it-system) og leverandørsiden. Vær også tydelig på hvem som faktisk leder gruppen, og som har ansvar for linken inn mot driftsorganisasjonen (eller programmet om det er aktuelt).
  • Videre – ta en liten oppdatering på språk, – felles språk skaper bedre kommunikasjon. Vær tydelig på hva som skal leveres, helt konkret.
  • Ha alltid et business case – og dette må ikke bare bestå av et excelark. Man skal beskrive hva er konsekvensene av å gjøre litt, hva er konsekvensene av å gjøre mye, og ikke minst – hva er konsekvensene av å gjøre ingenting? Vær også oppmerksom på at det kan finnes grupper som ikke nødvendigvis får noen nytte av dette prosjektet, – men heller vil beholde det slik de har i dag (lyder det kjent?).
  • Ta prosjektledelse på alvor, – ikke gjør tabben ved å sette oppgaven til en som ikke har et bevisst forhold til hva det går ut på.. Du må ha en leder, – forskjellen er bare at det er et prosjekt vedkommende skal lede… Etter vår oppfatning bør man stille noen av de samme kravene til en prosjektleder som man gjør til andre ledere, – bare at fokusen er litt annerledes.
  • La det bli med to ledelsesfaser – en initieringsfase og en leveringsfase, – men i en smidig tilnærming er det viktig å involvere styringsgruppen mer i demonstrasjoner av løsningen.
  • Bruk nødvendig tid på initieringsfasen, – det er her prosjektet forberedes. Husk at når du starter levering, – påløper det gjerne mer kostnader.
  • Vær litt formell når det er styringsgruppemøter, – bruk gjerne språket fra vanlige styremøter, – hvilke saker orienteres det om, hvilke saker skal det besluttes noe på? Vi kaller det issues – er disse skikkelig forberedt? Kjenner alle konsekvensene av de beslutningene som tas?
  • Vær bevisst på hvilke toleranser gruppen har i forhold til styringsparametrene, – tid, kost, omfang, kvalitet, risiko
  • Kill your darlings.. i det vi kaller Starting Up – gjør nødvendige avsjekker om prosjektet har noe ved seg og om det skal brukes ytterligere ressurser. Dersom man kjapt ser at det neppe vil lønne seg, legg det ned. Ved innovasjonsprosjekter – ha det allikvel i en skuff, – teknologiendringer kan endre lønnsomheten (det vet alle som jobber i teknologibransjen).
  • Engasjer en prosjektleder (ja selv om det er en intern). Husk at du engasjerer en leder, ikke Tore Torell.. jobben er å styre prosjektet, – få på plass ærlighet som prinsipp, få ting på bordet og styr etter toleranser. Hvor mange ganger har ikke en prosjektleder gitt uttrykk for hva man tror styringsgruppen vil høre, ikke hva som faktisk er realiteten.
  • Ha skriftlighet der det er naturlig, tilpass rapporter til målgruppen. Dersom en styringsgruppe skal ta en beslutning, lag bullet points i en powerpoint, og legg heller ved tallmaterialet osv. Alle har mye å gjøre, – mange ting som “surrer” i hodet, – for å være helt klar og tydelig på hva som er besluttet, – dokumenter vedtakene.

Leave a Reply