Ledelse er HR – rekrutteringer, utvikling, prosjektmed-arbeidersamtaler

Prosjekt leder = ledelse, – dvs at en prosjektleder må være forberedt på å kunne være leder for de ressursene som er satt opp i prosjektet. Ofte går det ut på å håndtere rene ledelses administrative ting som sykefravær, oppfølging av arbeidsoppgaver osv, – men også rett og slett være i stand til å spille ressursene gode.

Vi kan sjeldent mer enn de ressursene som skal levere, men den fagkunnskapen ressursene sitter på må pleies på en spesiell måte. På mange måter vil en fagperson først og fremst være opptatt av sitt fag og i hvilken grad det dekkes i prosjektet. Samtidig må faglig troverdighet balanseres med kostnader og tid. Det vil alltid være behov for kompromisser innenfor slike områder. Hvordan behandler man så en slik problemstilling i et prosjekt?

For det første er det nok viktig å ta det at man må etablere kompromisser på alvor, – og være ærlig på det overfor alle parter. Dersom man later som om det ikke medfører kompromiss, vil man jo før eller senere bite seg selv i halen.

Vi kjører enkle medarbeidersamtaler med ressursene i prosjektet, – et forum for å lufte tanker og ideer, og ikke minst få ut frustrasjoner. Til tross for all verdens teknologi og automatisering, prosjekter dreier seg stort sett om mennesker, – skape felles rammer og forståelse for oppgaven, – samt legge grunnlag for oppfølginger. Når vi følger opp medarbeidere på arbeidsoppgaver er det ikke et tegn på mistillit, men snarere tvert i mot. Det at akkurat denne medarbeideren har fått denne oppgaven er et uttrykk for tillit og tro på at oppgaven skal kunne løses. Spesielt i prosjekter er det imidlertid viktig at medarbeideren har innsikt i hvor viktig det er at lederen har en oversikt over oppgavens status, – det er gjerne lederen som sitter på oversikten over avhengigheter osv.

Ressursene er så viktige i prosjekter og det skjer av og til at man må guide ressurser ut av et prosjekt, ofte ikke pga mangel på kompetanse men mangel på tid og evne til å fokusere på den konkrete oppgaven.

Prosjektlederen, strør baller og fanger opp baller (slik jeg gjerne vil være…)

Vi har i egne innlegg fokusert på hvor viktig samarbeidet mellom Prosjektleder og leder styringsgruppen er, men det er nok minst like viktig at prosjektlederen er hands-on på prosjektet – føler ting på pulsen i hverdagen, og ikke minst er proaktiv. Jeg føler at jeg ofte er en slags midtbane spiller som fordeler ballene, og sørger for å fange opp de som faller mellom to stoler. Man vil kanskje overraskes over hvor ofte lederoppgaven er å koble ressurser sammen – “legg ut en melding på teams” – så løser faktisk veldig mye seg.

Dette fordrer dog at organisasjonen er forberedt på at man blir fulgt opp, uten at det skal bli en sovepute. Dette er en balansegang, – det er viktig at ressursene blir trenet i å ha denne typen atferd selv, uten at man blir “mast” på.

Et prosjekt er en liten mikroorganisme hvor en rekke mennesker har blitt satt sammen til et skjebnefellesskap, – og om ikke målene for prosjektet er utfordrende nok i seg selv, – har man en tendens til å legge inn en rekke nye målsetninger – vi skal jo lære litt av dette, vi skal jo bruke våre nye ressurser til noe osv..

Når prosjektet blir en egen mikroorganisme

Vi har alle opplevd det, vi har satt opp planer, definert interessenter – og tror at vi skal kunne manøvrere prosjektet enkelt i mål. Men.. poenget er jo at ingen prosjekter lever på en øy, alle er avhengig av beslutninger som tas i linjen, – ideer som blir sådd andre steder osv.

GainGrowth har etablert sin metodikk for å bistå selskaper som skal gjennomføre sin digitale transformasjonsreise. Og jo, det er en god ide å lage prosjekter, men samtidig ser vi at mange av de kreftene som vi kjenner fra innovasjonsprosesser slår inn.

  • Vi har ikke gjort det slik hos oss
  • Vi har en langvarig relasjon med denne kunden, og de forventer nok at vi gjør akkurat det samme (men gjør de egentlig det)?
  • Vi må forholde oss til våre interne prosesser og rutiner

Vel, alt dette er kjent og kanskje ikke kjært, men som erfarne ledere er man vant til å måtte balansere alle innspill og forventninger opp i mot det som faktisk er prosjektets mål.

Isolert sett kan man si at prosjektets mandat styres opp i mot prosjekteier og kanskje en styringsgruppe, – men det er svært viktig at også prosjektleder har evne til å forstå og sette seg inn i de øvrige forretningsmessige kravene. Dette kan gjøres med timevis med skriving av dokumenter, – men vel så viktig er å ha god kommunikasjon med omgivelsene, – og interessentene.

I våre blogginnlegg har vi gjentatte ganger poengtert hvor viktig det er at man kjenner sin forretningsmodell. igjen og igjen. Fordi det er på mange måter det en transformasjon ofte består i, – nemlig å gå fra en tilstand til en annen,- vi skal gjøre noe annerledes. Og det som nesten alltid er annerledes er at man skal endre forretningsmodellen sin.

  • Vær tydelig på dagens forretningsmodell
  • Vær klar og tydelig på hva som skjer i bransjen (værmeldingen)
  • Vær klar over at å gå fra A til B, vil kreve mye jobb, men desto viktigere blir det å definere A skikkelig, fordi først da kan man forstå B..

Hvordan teknologi kan bidra til å endre forretningsmodell – et business case

En kantine har i i første omgang en forholdsvis manuell arbeidsprosess – hvor kunden møter den ansatte – videre blir det satt ut en automat. Denne gjør det mulig for kunden å bli «deltidsansatt» – å utføre deler av tjenesteproduksjonen selv. Til slutt så gjør leverandøren automaten smart, og kobler sammen 1000 automater i et nettverk. Disse lærer av hverandre når situasjoner oppstår som kan føre til «out of order», – slik at man kan driver prediktivt vedlikehold. Vi ser her med dette enkle eksemplet at teknologi kan bidra til at man utvikler nye forretningsmodeller.

brusautomat

Vi har her beskrevet hvordan bruk av teknologi kan bidra til en transformasjon i selskapet, – fra en “manuell” kantine, hvor man er avhengig av personale, åpningstider osv, – via en “dum” automat hvor noen må si i fra når den er “ute av funksjon” – til et verdinettverk av mange automater. Disse kan lære av hverandre, – erfare hvilke situasjoner som er indikasjoner på nedetid, og kanskje fortelle om disse før det faktisk skjer. Alle vet hvor irriterende det er å oppleve at en slik automat ikke kan levere de produktene man har lyst på, – det er dårlig kundeservice. Men aller viktigst er det at dersom automaten ikke virker så stopper inntektsstrømmen.

Vi har i dette eksempelt brukt noe som vi alle kan kjenne oss igjen i, – men tenk hvis enheten hadde vært en kritisk maskin i en produksjonsprosess i en industribedrift? I en moderne verden hvor det holdes mindre og mindre lager, – så kan det føre til store inntektstap (en oljeledning f.eks).

Det vi har forsøkt å illustrere i dette eksemplet er at teknoligen gjør det mulig for leverandøren av automaten å ta en rolle i verdikjeden, – fra en av mange leverandører av varer til leverandør av en forretningsmodell.

Elementene det konkurreres på kan være “alltid oppe” osv.

Sparebank1 på offensiven – TUT TUT – signering av kontrakter er en driver for digitalisering

Det er ingen hemmelighet at Sparebank1 sin satsning på bankapp ala Vipps gikk skikkelig på dunken, og at de nå har måttet gå til fienden å bli en del av DnBs Vipps prosjekt.

Men, Sparebank1 forstår at noen slike prosjekter må man tåle at feiler, og at omstillingen i dagens corebusiness må fortsette. Nå lanserer Sparebank1 en ny tjeneste som kalles TUT, – hvor privatpersoner gis en mulighet til å foreta en sikker transaksjon/ betaling av en bruktbil. Signeringen skjer ved hjelp av bankID, og gir en tryggere bruktbilhandel. Du kan lese mer om tjenesten her.

En annen aktør som har tatt tak i behovet for sikre transaksjoner mellom privatpersoner er det svenske selskapet Swiftcourt. De har tatt et skritt lenger ned i verdikjeden hvor man også (som navnet kanskje indikerer) tar en rolle i forhold til en eventuell konflikt som måtte oppstå. Mens Tut er gratis, koster Swiftcourt ca 200 kroner pr kontrakt, og det er laget kontrakter for en rekke områder (båt, bil osv).

swiftcourt

Dersom det skulle oppstå en konflikt i forbindelse med kjøpet, kan man altså ta tvisten inn for en form for privat domstol. Vi synes dette er interessant og ikke minst disruptivt, – rett og slett fordi det gir nye brukere inn i markedet. En dag i tingretten koster gjerne 70.000, og en dom kan ankes, – det er jo ikke mange som gidder det for en krangel om et bruktbilkjøp til kanskje 50.000?

Det å få signert kontrakter digitalt kan effektivisere en rekke arbeidsprosesser for mange bedrifter. I vårt eget datterselskap har bruker vi tjenesten Verisign for at kommunene signerer databehandleravtalene digitalt. Prosesspilotene har utviklet en integrasjon med den norske tjenesten Sigicat, integrert med CRM systemet.

Med denne typen digitalisering av kontrakter og avtaler, kan mange organisasjoner oppnå betydelige besparelser. Tenk for eksempel som en del av en prosjektorganisasjon, hvor bestillinger, endringsordres, akseptanse av milepæler osv skal godkjennes av flere parter. Med tjenesten som verified tilbyr, kan man laste opp et pdf dokument, opprette en signatur rekke, og motparten kan signere via epost eller bank ID.

Undertegnede har selv brukt denne tjenesten til å signere generalforsamlingsprotokoll, og det ble godtatt av Brønnøysund registrene.

verified

Styreprotokoller kan signeres (hvor mange slumser ikke med at protokollene kanskje blir skrevet, men aldri signert..) ?

Dessverre ligger noen områder etter, f.eks kan ikke Testament eller Fremtidsfullmakter i dag signeres elektronisk. Et testament som er signert elektronisk er ikke gyldig, det samme gjelder en Fremtidsfullmakt. Årsaken til dette er at man av en eller annen grunn mener at dersom en slik kontrakt (som det jo er) signeres med penn (og sort penn må vite) så er det et bevis på at de som bevitner signeringen har vært i samme rom som den som utarbeider testamentet eller fremtidsfullmakten. Vel, det vet man vel neppe, med en elektronisk signatur, ville man kunne se IP adresse for signeringen, men rent jurdisk holder ikke dette i dag.

Vi vil anbefale at man så raskt som mulig går gjennom sine arbeidsprosesser sett fra kundenes ståsted (kundereisene) og ser hva som kan digitaliseres ved hjelp av elektronisk signatur.

Mer om hvilke dokumenter som kan signeres elektronisk se forskriften i lovdata 

Hvilke smertepunkter har du? Hva ville det betydd å få løst det?

Analyse av smertepunkter og hvordan måler vi suksess i vår organisasjon?

I analysefasen vil vi gjennomgå de sentrale smertepunktene som organisasjonen har, – hvor føler vi at vi ligger bak konkurrentene eller ikke er der vi burde være? Gartner Group har satt opp fire hoveddomener for kundedrevne prosesser:

  • Hvilke kunder skal vi gå mot?
  • Hvordan skaffe kunder innenfor de segmentene vi har bestemt oss for å gå mot?
  • Når vi har skaffet kundene – hvordan sikre at de blir værende?
  • Og til slutt – hvordan sikre at vi får vekst fra den kundemassen vi har?

Videre har vi satt opp noen eksempler på nøkkeltall/ KPI`er innenfor hvert domene. Klarer du å svare på disse enkle måltallene i dag?

fokus områder crm

Det er viktig å starte der man føler at effekten vil være størst, og hvor effekten av å finne en løsning vil være høyest.